Finansiere

7 Trin til bedre e-mail-styring

Disse dage er e-mail nok det vigtigste kommunikationsværktøj til virksomheder. Jeg ville endda risikere, at i de fleste brancher trives forretningsfolk enten - eller næsten overlever - baseret på deres evne til at interagere via e-mail. Og mens det er nemt at blive overvældet af din in-box, er der nogle nemme strategier, du kan implementere for at holde alt under kontrol. Disse syv tips hjælper dig med bedre at håndtere din e-mail-brug:

Bliv fjernet af forbrugernes e-mail-løsninger Brug en af ​​de gratis e-mail-tjenester, som f.eks. Hotmail, Yahoo eller MSN, er ok for e-mails til venner og familie. For alvorlig erhvervsmæssig brug er det dog bedst at bruge et professionelt e-mail-program, der er hostet af en e-mail-udbyder, din internetudbyder eller på en server i din virksomhed. Forbrugerens e-mail-tjenester har ikke de avancerede funktioner, som mere robuste og "professionelle" e-mail-programmer har. Og hvis du ikke har dit eget domænenavn, skal du - det er meget mere professionelt.

Lær hvordan du virkelig bruger dit e-mail-program Jeg har for nylig skiftet fra Mozilla Thunderbird til Microsoft Outlook. Selvom jeg er en teknologisk ekspert, havde jeg absolut brug for uddannelse i Outlook for at maksimere min brug af dette værdifulde værktøj. Når jeg var igennem, vidste jeg meget mere om programmet og forstod bare, hvordan man kunne bruge det til min fordel.

Uanset om du bruger Outlook, Eudora, Thunderbird, Pegasus, Netscape e-mail eller et andet e-mail-program, der har få timers træning i brug, vil det kun hjælpe. Sandsynligvis den bedste måde at få den træning, du har brug for, er at besøge producentens hjemmeside og søge efter vejledninger til det program du bruger. Hvis du ikke kan finde noget der, bør en simpel Google-søgning vise en vejledning til det program, du bruger.

Hold din i-boks ledig Hvis du bruger din indbakke til at gemme alle dine e-mail-meddelelser, finder du det efter kort tid, især hvis du får en masse E-mail, din in-box vil være et stort rod, med alt fra spam og vittigheder til forretningskontrakter og meget mere. I stedet for at lade det hele bare sidde der, skal du hurtigt reagere på indgående meddelelser, så din inbox kun indeholder en minimal mængde e-mail på et givent tidspunkt. Jeg kender folk, der har hundreder og endda tusindvis af meddelelser i deres in-box, hvilket er ineffektivt, mindst sagt.

Maksimere brugen af ​​mapper Forestil dig, hvad der ville ske, hvis du holdt alle dine klientoplysninger i samme filmappe - du kunne aldrig finde de oplysninger, du ledte efter. E-mail-meddelelser fungerer på samme måde. For at holde tingene organiserede er det vigtigt at oprette mapper for at arkivere dine meddelelser.Du kan organisere e-mail langs projekter, klienter, forretningsprocesser, personer eller andre variabler, der afspejler, hvordan du opererer på daglig basis. Hvis du f.eks. Håndterer alle dine virksomheds marketingopgaver, kan du opsætte e-mail-mapper for hvert projekt og undermapper for hver annonceringsform. Du kan også oprette en mappe til hver type outsourcing, du gør, såsom trykning, design, website design og så videre.

Automatiser din e-mail med filtre Teknologi skal fungere for dig, og e-mail er ingen undtagelse. Hvis du ofte modtager e-mail med mange af de samme emnelinjer eller fra de samme personer, kan du konfigurere dit e-mail-program til automatisk at rute disse meddelelser til en passende mappe eller automatisk svar på bestemte meddelelser. For eksempel, hvis din ven Sally kun sender dig vittigheder, hvorfor ikke rute alle sine e-mails til en "Joke" -mappe til anmeldelse senere. Eller hvis du ofte får e-mails, der spørger om vejledning til din virksomhed, skal du oprette et automatisk svar, der automatisk vedhæfter et kort, linker til et online kortlægningssystem og leverer grundlæggende tog- og taxaoplysninger.

Vær sikker Intet råd om e-mail-forvaltning vil være fuldstændig uden at understrege betydningen af ​​sikker e-mail-brug. Pas på vedhæftede filer, indlejret grafik og links, der fører til phishing-websteder som din e-mail. Hvis du får en e-mail, der siger "Din PayPal-konto skal verificeres" eller der er et problem med dit pant, skal du ikke blot klikke på det e-mail-link, der er angivet. Gå direkte til PayPals websted eller din finansinstituts, og log ind på den måde. Eller ring dem direkte for at finde ud af, om der faktisk er et problem.

Sikkerhedskopiering af din e-mail En kritisk del af en sikker e-mail-oplevelse sikrer, at når dit computerprogram styrter, har du en e-mail-backup, du kan vende om til hjælp. Forestil dig at miste en måneds værd for ny kundeinformation, der er gemt i din e-mail. Sikkerhedskopier e-mailen på din computer, og hvis du er vært for din egen e-mail, skal du sørge for at sikkerhedskopiere din e-mail-server.

Ramon Ray er. com's "Tech Basics" -kolonist og redaktør for Smallbiztechnology. com. Han er forfatter af Teknologiløsninger til voksende virksomheder og arbejder for tiden i bestyrelsen og teknologikomiteen for Manhattan Chamber of Commerce.